Die Personalakte wird in der Dienststelle, also beim Senator für Bildung geführt, eine zweite Personalakte oder Nebenakte darf in der Schule nicht geführt werden (Verwaltungsvorschriften zum Führen von Personalakten vom 20.10.2001).
Auf Wunsch kann jede/r Beschäftigte Einsicht in Ihre/seine Personalakte nehmen. Grundsätzlich gilt, dass den Beschäftigten jede Beschwerde, Behauptung oder Bewertung, die ungünstig oder nachteilig sein könnte, vor Aufnahme in die Personalakte zur Kenntnis gebracht werden muss. Darüber hinaus ist der/dem Beschäftigten Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Die Stellungnahme muss mit zur Personalakte genommen werden.
In der Schule dürfen nur die Daten der KollegInnen in Handakten gespeichert werden, die benötigt werden, um den Schulbetrieb zu organisieren. Hierzu zählen Krankenzeiten, Dienstliche Beurlaubungen, Sonderurlaub, Unterrichtseinsatz, Mehrarbeit etc.
Die/der SchulleiterIn darf allerdings Listen führen zu statistischen Zwecken (nicht personengebunden) oder um eine gerechte Verteilung des Einsatzes für Krankenvertretungen zu gewährleisten.
Protokolle von Personalgesprächen in der Schule dürfen in der Schule nicht gespeichert werden. Schriftstücke, die der KollegIn nicht bekannt sind und einen negativen Inhalt haben, sollten kopiert werden. Mit Hilfe des Personalrats Schulen sollte ein Antrag auf Aktenreinigung auf dem Dienstweg gestellt werden.
In Konfliktfällen bezüglich Personalakten/Personaldaten berät der Personalrat.
